10 ноября 2014 года в рамках проверки деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Самарской области Нотариальную Палату Самарской области с деловым визитом посетила начальник отдела по вопросам нотариата Департамента по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России Светлана Попова.
В ходе совместной беседы президент Нотариальной Палаты Самарской области Галина Николаева, Светлана Попова и заместитель начальника Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Самарской области Павел Сокол обсудили ряд вопросов в рамках взаимодействия министерства юстиции и нотариата. Особое внимание было уделено полномочиям органов местного самоуправления по совершению нотариальных действий в свете вступивших в силу изменений законодательства, в частности, внесения в единую информационную систему нотариата сведений о совершенных нотариальных действиях главами поселений и соответствующими должностными лицами муниципальных образований (в рамках требований пунктов 30,31 Приказа Минюста России от 17.06.2014 №129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата»).
При обсуждении вопроса о внесении нотариальными палатами сведений по совершенным доверенностям и завещаниям, Галина Юрьевна обратила внимание на необходимость изменения правового регулирования порядка внесения сведений о совершенных нотариальных действиях в реестр нотариальных действий ЕИС, распространив единые требования по порядку их внесения как на нотариусов, так и на глав местных администраций (специально уполномоченных должностных лиц местного самоуправления), которые как минимум, должны завершить процесс совершения нотариального действия внесением соответствующих сведений в Единую информационную систему нотариата, поскольку формирование актуальных сведений ЕИС – это и есть соблюдение прав и законных интересов граждан и юридических лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, а значит и возможность проверки легитимности выданного нотариального документа.
В целях минимизации временных трудозатрат нотариальных палат возможно и необходимо обеспечить возможность импорта XML-файлов в раздел «Реестр нотариальных действий ЕИС», аналогично импорту XML-файлов в раздел «Уведомления о залоге движимого имущества».
На встрече также был затронут вопрос взаимодействия нотариата Самарской области с многофункциональным центром предоставления государственных (муниципальных) услуг. Новая модель взаимодействия государства и нотариата при предоставлении государственных и муниципальных услуг, по мнению Светланы Сергеевны, действительно заслуживает должного внимания и развития, поскольку в значительной степени способствует реализации прав граждан.
Особое впечатление на представителя Министерства юстиции Российской Федерации произвело единое хранилище нотариальных документов государственных нотариальных контор. Во втором помещении Нотариальной палаты, специально оборудованном под хранилище по последнему слову техники с охранной сигнализацией, безопасной для людей системой автоматического газового пожаротушения (не образующей при контакте с огнём ядовитых продуктов), были продемонстрированы технические возможности помещения, в котором установленные на рельсы и передвигающиеся по ним с помощью штурвала механического привода архивные стеллажи позволяют более экономично, по сравнению со стационарными, использовать полезную площадь помещения, удваивая его архивную емкость.
